HubSpot und sevdesk Integration
Was ToolStack zwischen HubSpot und sevdesk übernimmt.
Kundendaten in sevdesk anlegen und Rechnungen am HubSpot Unternehmen nachsehen: hier findet ihr die Datenflüsse, Voraussetzungen und Grenzen der Verbindung.
Was ist ToolStack?
ToolStack ist eine App der MAUTTEC GmbH für Unternehmen, die mit HubSpot und sevdesk arbeiten. Sie legt eure HubSpot Kunden in sevdesk an und zeigt Rechnungen und Zahlungen am HubSpot Unternehmen. In der Testphase schalten wir jeden Zugang einzeln frei.
Die App richtet sich an Unternehmen, die HubSpot für ihre Kundenarbeit und sevdesk für ihre Rechnungen verwenden. Ihr tippt Kundendaten seltener doppelt ab und seht den Rechnungsstand in HubSpot.
Welche Daten werden übertragen?
| Richtung | Daten | Ergebnis |
|---|---|---|
| HubSpot → sevdesk | Unternehmen und Ansprechpartner mit den freigegebenen Stammdaten, insbesondere Namen, Adressen und Rechnungs E-Mail | Kunden werden angelegt oder zugeordnet |
| sevdesk → HubSpot | Kundennummer, Rechnungsinformationen, Rechnungslink, Zahlungsstatus, offene Beträge und Mahnstufe | Informationen stehen am zugeordneten HubSpot Unternehmen |
Welche Felder verarbeitet werden, hängt von den aktivierten Funktionen und Einstellungen ab. Rechnungen erstellt ihr weiter in sevdesk. Rechnungs PDFs speichert ToolStack nicht, so ist es im AVV festgelegt.
Wie funktioniert der Abgleich im Alltag?
1. Ihr pflegt Kunden in HubSpot. ToolStack legt sie in sevdesk an.
Beispiel Technik GmbH wird in HubSpot auf Kunde gesetzt. ToolStack legt den Kontakt in sevdesk mit Kundennummer, USt-IdNr, Adresse und Rechnungs-E-Mail an und gleicht die Adresse täglich ab.
Takt: Neue Kunden kurz danach, Adressen täglich.
2. Jede Rechnung aus sevdesk steht beim Kunden in HubSpot.
Rechnung RE-1042 über 4.760,00 € erscheint am HubSpot Unternehmen, der offene Betrag steigt auf 4.760,00 €.
Takt: Neue Rechnungen alle 15 Minuten.
3. In HubSpot seht ihr, was bezahlt ist und was noch offen ist.
Eine Zahlung über 2.000,00 € geht in sevdesk ein. In HubSpot wechselt die Rechnung auf Teilzahlung, der offene Betrag sinkt auf 2.760,00 €.
Takt: Zahlungen und Adressen täglich.
Firmen, Rechnungen und Beträge sind Beispieldaten. Die Zeiten zeigen den geplanten Takt, eine feste Reaktionszeit sagen wir im Pilot nicht zu.
Was passiert mit vorhandenen Kunden?
ToolStack sucht bestehende Einträge über Name und E-Mail. Gibt es genau 1 Treffer, verknüpft sie ihn. Bei mehreren Treffern entscheidet ihr: Das Sync-Protokoll zeigt den Fall, und ihr tragt die passende sevdesk-ID in HubSpot ein. Vor dem Start prüft ihr euren Bestand.
Was braucht ihr für die Einrichtung?
- Einen individuell freigegebenen ToolStack Zugang für euer Unternehmen.
- HubSpot und sevdesk Konten mit den erforderlichen Zugriffsrechten.
- Eine verbundene HubSpot Installation und ein sevdesk API Token.
- Festgelegte Kundenbedingungen, freigegebene Datenfelder und einen erfolgreichen Verbindungstest.
- Einen vereinbarten AVV vor der Verarbeitung von Kundendaten.
Welche Berechtigungen eure Installation benötigt, klären wir vor der Freigabe. Die App ersetzt keine Lizenzen der angebundenen Dienste.
Wie sind die Rollen beim Datenschutz verteilt?
Ihr bleibt für eure Kundendaten verantwortlich. MAUTTEC verarbeitet sie nach euren Weisungen, geregelt im AVV. App Server und Datenbank stehen laut AVV in Frankfurt. System E-Mails verschickt ToolStack über Resend in den USA, ein Teil der Verarbeitung läuft also außerhalb Deutschlands.
Ist ToolStack schon allgemein verfügbar?
Gerade läuft eine Testphase für Unternehmen. Jeden Zugang schalten wir einzeln frei. Eure Anfrage ist unverbindlich und startet kein Abo. Bedingungen und mögliche Kosten klären wir mit euch, bevor ein Vertrag zustande kommt.
Wer entwickelt ToolStack?
ToolStack ist ein Produkt der MAUTTEC GmbH aus Kelkheim. Das MAUTTEC Team ist HubSpot Gold Partner. Die Logos auf der Startseite stammen aus HubSpot Projekten von MAUTTEC, nicht aus der App.
Das Team kennenlernen · Projekterfahrung ansehen · Anbieterinformationen
Wo liegen die Grenzen?
- Rechnungen schreibt ihr weiter in sevdesk.
- Die Originale eurer Rechnungen bleiben in sevdesk, ToolStack ist kein revisionssicheres Archiv.
- Bei mehreren möglichen Kundentreffern entscheidet ihr, welcher der richtige ist.
- Eine feste Verfügbarkeit oder feste Übertragungszeiten sagen wir im Pilot nicht zu.
- Löscht ihr euer ToolStack Konto, bleiben die übertragenen Daten in HubSpot und sevdesk stehen.
Aktualisiert am 6. Oktober 2026 · Herausgeber: MAUTTEC GmbH